¿Está pensando en contratar ayuda para tu negocio? ¿O quizás ya lo hiciste? Es importante entender y aplicar correctamente las normas para clasificar a un trabajador como empleado o contratista independiente. A efectos del impuesto federal sobre el empleo, una empresa debe examinar la relación entre ella y el trabajador. El Centro de Impuestos para Pequeñas Empresas y Autónomos del sitio web del IRS ofrece recursos útiles.
Esta clasificación es realmente importante porque determina si tú, como empleador, tienes que retener impuestos sobre la renta y pagar la Seguridad Social, los impuestos de Medicare y el impuesto de desempleo sobre los salarios pagados a un empleado. Si el trabajador es identificado como empleado, entonces usted está obligado a retener el impuesto sobre la renta de los empleados y a pagar los impuestos sobre la nómina. Por otro lado, generalmente no está obligado a retener impuestos y a pagar impuestos sobre las nóminas de los contratistas.
Por lo general, una persona es un contratista independiente si el pagador tiene el derecho de controlar o dirigir sólo el resultado del trabajo, no lo que se hará y cómo se hará. Las pequeñas empresas deben tener en cuenta todas las pruebas del grado de control e independencia en la relación empleador/trabajador. Que un trabajador sea un contratista o un empleado depende de los hechos de cada situación.
¿Cómo decidir?
Para determinar mejor cómo clasificar adecuadamente a un trabajador, considera estas tres categorías: control de la conducta, control financiero y relación de las partes.
Control de la conducta: Un trabajador es un empleado cuando la empresa tiene el derecho de dirigir y controlar el trabajo realizado por el trabajador, aunque no se ejerza ese derecho. Las categorías de control de comportamiento son:
Tipo de instrucciones dadas: como cuándo y dónde trabajar, qué herramientas utilizar o dónde comprar suministros y servicios. Recibir los tipos de instrucciones de estos ejemplos puede indicar que un trabajador es un empleado.
Grado de instrucción: las instrucciones más detalladas pueden indicar que el trabajador es un empleado. Las instrucciones menos detalladas reflejan un menor control, lo que indica que el trabajador es más probablemente un contratista independiente.
Los sistemas de evaluación que miden los detalles de cómo se realiza el trabajo apuntan a un empleado. Los sistemas de evaluación que sólo miden el resultado final apuntan a un contratista independiente o a un empleado.
La formación de un trabajador sobre cómo hacer el trabajo o la formación periódica o continua sobre los procedimientos y métodos, es una prueba sólida de que el trabajador es un empleado. Los contratistas independientes suelen utilizar sus propios métodos.
Control financiero: ¿Tiene la empresa derecha a dirigir o controlar los aspectos financieros y empresariales del trabajo del trabajador? Considere:
La inversión significativa en el equipo que el trabajador utiliza al trabajar por cuenta ajena.
Gastos no reembolsados: los contratistas independientes son más propensos a incurrir en gastos no reembolsados que los empleados.
La oportunidad de obtener beneficios o pérdidas suele ser un indicador de un contratista independiente.
Servicios disponibles en el mercado: Los contratistas independientes suelen tener libertad para buscar oportunidades de negocio.
Forma de pago: A un empleado se le suele garantizar una cantidad salarial regular por hora, semanal o por otro periodo de tiempo, incluso cuando se complementa con una comisión. Sin embargo, a los contratistas independientes se les suele pagar por el trabajo mediante una tarifa plana.
Relación: El tipo de relación depende de cómo el trabajador y la empresa perciben su interacción mutua. Esto incluye:
Contratos escritos que describen la relación que las partes pretenden crear. Aunque un contrato en el que se indique que el trabajador es un empleado o un contratista independiente no es suficiente para determinar el estatus del trabajador.
Prestaciones: Las empresas que ofrecen prestaciones de tipo laboral, como seguros, un plan de pensiones paga de vacaciones o por enfermedad, tienen empleados. Las empresas no suelen conceder estas prestaciones a los contratistas independientes.
La permanencia de la relación es importante: La expectativa de que la relación continuará indefinidamente, en lugar de para un proyecto o periodo específico, se considera generalmente como prueba de que la intención era crear una relación empleador-empleado.
Servicios prestados que son una actividad clave de la empresa: La medida en que los servicios prestados por el trabajador se consideran un aspecto clave de la actividad habitual de la empresa.
Consecuencias de clasificar erróneamente a un empleado
Clasificar a un empleado como contratista independiente sin una base razonable para hacerlo hace que los empresarios sean responsables de los impuestos sobre el empleo. Algunos empleadores que pueden proporcionar una base razonable para no tratar a un trabajador como empleado pueden tener la oportunidad de evitar el pago de impuestos sobre el empleo.
Además, el Programa de Liquidación Voluntaria de la Clasificación (VCSP) ofrece a determinadas empresas que reúnen los requisitos necesarios la opción de reclasificar a tus trabajadores como empleados con una exención parcial de los impuestos federales sobre el empleo.
Los trabajadores que creen que un empleador los clasificó indebidamente como contratistas independientes pueden utilizar el formulario 8919 para calcular y declarar la parte del empleado de los impuestos de la Seguridad Social y Medicare no cobrados que se deben a su compensación.
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